Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП

Какие кассовые документы заполнять бизнесмену, когда придется пробить чек на безналичную оплату и надо ли в чеках отражать наименования товаров, работ, услуг.

После перехода на онлайн-кассу у индивидуальных предпринимателей поменялся список необходимых кассовых документов. Кроме того, бизнесменам придется чаще пробивать чеки, чем раньше. Мы подготовили ответы на частые вопросы по работе с кассой.

Какие кассовые документы вести предпринимателю

Помимо чеков, предпринимателям надо оформлять и другие кассовые документы. Например, все онлайн-кассы выдают отчеты об открытии и о закрытии смены. Отчет о закрытии смены заменяет Z-отчет, который формировали старые кассы с ЭКЛЗ.

Также продолжают действовать кассовые документы, предусмотренные Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №  3210-У. Это кассовая книга, «приходники» и «расходники», книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Но эти документы не надо оформлять, если ИП ведут кассу в упрощенном порядке.

Все ИП вправе вести кассу в упрощенном порядке независимо от налоговой системы. В этом случае коммерсанты не оформляют кассовую книгу, «приходники» и «расходники».

Также вы можете отказаться не от всех кассовых документов. Например, оформлять приходные и расходные ордера, но не заполнять кассовую книгу.

Если вы хотите отказаться от кассовых документов, оформите приказ.

Если вы не оформите приказ об упрощенном порядке, но перестанете вести кассовые документы, налоговая инспекция оштрафует за неоприходование денег на сумму от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

Предпринимателям без сотрудников удобней работать в упрощенном порядке и отказаться от лишних кассовых документов. В этом случае ИП некого контролировать. Предпринимателям-одиночкам достаточно отражать приходные и расходные операции по кассе в записной книжке или на компьютере.

Если же индивидуальный предприниматель работает с сотрудниками, лучше вести кассу в обычном порядке. В этой ситуации коммерсанту надо контролировать — кто и сколько денег сдал или получил из кассы. Поэтому не стоит отказываться от «приходников», «расходников» и кассовой книги.

После перехода на онлайн-кассы ИП не заполняют:

  • журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
  • справку-отчет (форма  КМ-6);
  • формы  КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-5, КМ-7, КМ-8 и КМ-9.

Это следует из писем ФНС России от 26.09.2016 №  ЕД-4-20/18059@ и Минфина России от 16.09.2016 №  03-01-15/54413.

Как заполнять кассовые документы

Расскажем подробней о кассовых документах, которые оформляют ИП, решившие для удобства оформлять бланки в полном объеме.

Приходный кассовый ордер

Заполняйте документ по форме №  КО-1 в следующих случаях:

  • вы получаете в кассу суммы, на которые не надо пробивать чеки ККТ;
  • вам нужно в учете детализировать, от кого или по какому договору пришли деньги в кассу;
  • в центральную кассу бизнесмена поступают деньги из операционных касс.

«Приходник» состоит из двух частей: ордера и отрывной квитанции. ИП или кассир заполняет обе части документа. Что заполнять в документе, смотрите в таблице ниже.

Приходный ордер подписывают главный бухгалтер и кассир.

Как заполнить приходный кассовый ордер

Строка Как заполнять
Организация ФИО предпринимателя
Структурное подразделение Поставьте прочерк
Номер документа Порядковый номер ордера
Дата составления Дата, когда кассир составил документ, в формате дд.мм.гггг
Сумма Сумма денег, которую принял кассир, в рублях и копейках прописью
Принято от ФИО человека, который вносит наличные деньги в кассу
Основание Содержание хозяйственной операции. Например, «торговая выручка» или «оплата по договору»
Приложение Название, номер и дата первичного документа, который прикладывают к «приходнику». Например, авансового отчета работника

Расходный кассовый ордер

Заполняйте документ по форме №  КО-2. Оформите «расходник», если выдаете из кассы зарплату или подотчетные суммы. Как заполнить документ, смотрите в таблице ниже.

Как заполнить расходный кассовый ордер

Строка Как заполнять
Организация ФИО бизнесмена
Номер документа Порядковый номер ордера
Дата составления Дата, когда кассир составил документ, в формате дд.мм.гггг
Выдать ФИО человека, который получил наличные из кассы
Основание Содержание хозяйственной операции. Например, «выплата материальной помощи», «выдача денег под отчет»
Сумма Сумма, которую выдал кассир, в рублях и копейках прописью
Приложение Реквизиты документов, на основании которых кассир выдает деньги. Например, заявление на выдачу подотчетных сумм
Получил Получатель денег указывает сумму прописью в рублях и копейках. Также вы можете напечатать сумму прописью на компьютере
Подпись Получатель денег расписывается в «расходнике». Также надо отразить реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя. Данные о документе можно напечатать на компьютере или записать от руки

Расходный ордер подписывают ИП, главный бухгалтер и кассир.

Кассовая книга

Заполняйте документ по форме №  КО-4. Отражайте в книге все суммы, которые получили в кассу или потратили из нее. Кассовую книгу заполняйте только за те дни, когда получали или выдавали наличные.

Указывайте в книге реквизиты приходных и расходных кассовых ордеров. Выручку в кассовую книгу заносите на основании отчета о закрытии смены, который формирует онлайн-ККТ. В книге отражайте остатки денег на начало и конец дня.

Книгу можно вести от руки на бумаге или заполнять на компьютере, а потом распечатывать.

Индивидуальные предприниматели ведут одну кассовую книгу по всем торговым точкам, офисам.

Как ИП оформлять возврат товаров по онлайн-кассе

При возврате товаров покупатель получает обратно деньги. Вы возвращаете деньги из кассы или перечисляете суммы по счету. В любом случае вам нужно пробить на онлайн-кассе чек с признаком «возврат прихода».

Чиновники не дают официальных разъяснений по поводу того, отличается ли порядок возврата по кассе, если покупатель принес товар в ту же или другую смену. Поэтому безопасней пробивать возвратный чек при любых возвратах.

Если покупатель вернул товар в другой день, то в кассовом аппарате может не оказаться денег. В этом случае выдайте деньги из главной кассы на основании «расходника».

Чек с признаком «возврат прихода» содержит все обязательные реквизиты чека на приход. Например, сумму расчета, систему налогообложения. Единственное отличие — это признак расчета. В первоначальном чеке ставьте признак «приход», а в возвратном — «возврат прихода».

Пробивайте чек на основании заявления покупателя о возврате товара. Попросите покупателя написать заявление в произвольной форме и указать:

  • ФИО и паспортные данные покупателя;
  • основание для возврата, например клиенту не подходит размер, цвет, фасон;
  • сумму, которую покупатель просит вернуть;
  • дату и подпись покупателя.

Без заявления налоговики признают возврат товара фиктивным. И это может привести к тому, что вы превысите лимит остатка по кассе. А за превышение лимита по кассе предпринимателю грозит штраф в размере от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

ИП вправе не устанавливать лимит остатка по кассе. Тогда в кассе можно хранить любую сумму.

Сверьте сведения в заявлении с паспортом покупателя. К заявлению приложите чек с признаком «приход». Покупателю вместе с деньгами отдайте чек с признаком «возврат прихода».

Оформлять документы по тем же правилам советуем, если покупатель возвращает товары, оплату за которые вы приняли до 1 июля по старой кассе с ЭКЛЗ.

Когда применять онлайн-ККТ при безналичных оплатах

Предпринимателю нужно пробивать кассовый чек, принимая за реализованные товары, работы, услуги наличные или электронные средства платежа. С наличными оплатами все понятно — правила не поменялись. Если покупатель платит наличными, то необходимо пробить чек. При этом неважно, кто покупатель — физическое лицо или другой предприниматель, компания.

Теперь разберемся с электронными средствами платежа. Электронные средства платежа — это банковские карты или любые другие способы перевести деньги в безналичном порядке: через банкомат, личный кабинет на сайте кредитной организации, продавца или электронный кошелек.

Старые кассы с ЭКЛЗ вы применяли только при расчетах наличными и платежными картами. Поэтому сейчас вы продолжаете пробивать чеки, если покупатель — физическое лицо, индивидуальный предприниматель или организация — платят наличными или картами. Такой порядок действует и в случае, когда покупатель заполняет реквизиты карты на сайте продавца.

Новые правила требуют применять онлайн-ККТ не только при расчетах наличными и картами, но и другими электронными средствами платежа — через банкомат, интернет-кошелек и т. д.

При расчетах электронным средством, по которому раньше не применяли кассу, пробивать чеки обязательно только с 1 июля 2018 года. Например, покупатель-физлицо платит через электронный кошелек. На старой ККТ с ЭКЛЗ чеки в таких случаях продавцы не пробивали. А значит, применять онлайн-кассу не обязательно до 1 июля 2018 года.

Если покупатель — физическое лицо, то пробивать чеки с 1 июля 2018 года придется при расчетах любыми электронными средствами платежа, в том числе по платежам через банк: на его сайте или в отделении кредитной организации.

В случаях, когда покупатель — другой индивидуальный предприниматель или организация, применяйте онлайн-кассу, только если в расчетах участвует электронное средство платежа с предъявлением. Например, платежная карта.

Когда кассу применяет посредник, а не продавец. Вам не надо применять кассу, если вы поручаете провести расчеты с покупателями другому ИП или фирме. Например, ИП направляет товары наложенным платежом через почту. Тогда бизнесмен поручает почте стать представителем: доставить товар, получить деньги и перевести их ИП.

Надо ли отражать в кассовых чеках наименования товаров, работ и услуг

Бизнесмены на специальных налоговых режимах вправе до 1 февраля 2021 года не отражать в чеках наименования товаров, работ, услуг, а также их количество и цену. В этом случае индивидуальные предприниматели показывают в чеке только общую сумму покупки. При этом неважно, продает предприниматель собственный товар или комиссионный, который принадлежит принципалу, например организации на общей системе. На практике онлайн-ККТ можно подключить к компьютеру или записать в ее память необходимые данные по коду или штрихкоду товара, работы или услуги.

В некоторых случаях предпринимателям придется отражать в чеках всю информацию. Показывать в чеках наименования, количество и цены надо, если вы продаете подакцизные товары, например алкоголь или моторные масла.

Какие именно указывать наименования, законодательство не уточняет. Главное, чтобы наименования позволяли идентифицировать товар, его вид, сорт, марку, массу, объем.

Причем в чеке достаточно отразить наименования подакцизных товаров. Расшифровывать названия других товаров, работ, услуг не обязательно.

Индивидуальные предприниматели на общей системе в кассовом чеке обязательно указывают наименование товара.

Как оформлять кассовые чеки по предоплатам

Если вы получаете от покупателей предоплаты, то необходимо все равно сформировать кассовый чек. Предприниматели на спецрежимах вправе не отражать наименования товаров, работ, услуг, их количество и цены. Поэтому в чеке на предоплату укажите полученную сумму. Если вы получили аванс в размере 100%, то при реализации товаров кассовый чек не пробивайте. При частичной оплате пробейте чеки на все полученные суммы — аванс и постоплату.

А вот если предприниматель применяет общую налоговую систему, то лучше формировать кассовые чеки с учетом приказа ФНС России от 21.03.2017 ММВ-7-20/229@.

Здесь налоговики ввели дополнительные реквизиты чеков, в том числе для случаев предварительной оплаты.

Согласно приказу, кассовый чек содержит обязательный реквизит — предмет расчета. Предмет расчета состоит из нескольких реквизитов. А именно: признаков способа и предмета расчета, наименований товаров, их количества и т. д. Остановимся на трех реквизитах, включенных в предмет расчета.

Признак способа расчета

Признак способа расчета принимает значение «Предоплата 100%», «Предоплата» или «Аванс». Какое значение ставить, посмотрите в таблице ниже. Значения в кассовом чеке можно писать не словами, а цифрами.

Значения признака способа расчета

Ситуация Значение способа расчета
Словами Цифрами
100% предварительная оплата «Предоплата 100%» 1
Частичная предварительная оплата, когда продавец знает наименования товаров, работ, услуг «Предоплата» 2
Частичная предварительная оплата, когда продавец не знает наименования товаров, работ, услуг «Аванс» 3

Признак предмета расчета

В кассовом чеке на аванс укажите признак предмета расчета «Платеж» или «П».

Наименование предмета расчета

Это наименования товаров, работ, услуг. Данный реквизит не надо отражать, если вы не знаете точно, в счет каких товаров, работ, услуг получили предоплату. Не отражайте обобщенные наименования, которые не позволяют идентифицировать товары, работы, услуги.

Предположим, вы получаете предоплату в размере 50% и знаете, за что деньги — за детские игрушки. Тогда пробивайте кассовый чек с признаком способа расчета «Предоплата» и предметом расчета — «Платеж». В этом же чеке отражайте наименование товаров.

Если в договоре много наименований товаров или услуг и вы не знаете, в счет чего получаете деньги, то заполняйте чек по-другому. Выберите признак способа расчета «Аванс» и предмет расчета «Платеж». Указывать наименования товаров, работ, услуг в таком случае не надо.

Предположим, ИП включил в чек на частичную предоплату дополнительные реквизиты — способ и предмет расчета. Тогда при реализации товаров, работ, услуг также пробейте кассовый чек. В нем укажите наименования товаров, работ, услуг, их количество и цены. Укажите признак способа расчета «Полный расчет».

В кассовом чеке обязательно укажите первоначальную стоимость товара (услуги) по договору, какую сумму вы зачитываете в счет аванса, доплату. Если аванс равен 100% стоимости по договору, то доплата — 0 ₽.

На этой странице вверху вы можете посмотреть фрагменты кассовых чеков на аванс в размере 50% и окончательную оплату. Как технически выглядят чеки, вам может подсказать только производитель ККТ.

  1. Составляйте отчеты об открытии и о закрытии смены. Если ведете документы в полном объеме, то еще оформляйте «приходники», «расходники» и кассовую книгу.
  2.  Пробивайте чек с признаком «возврат прихода», когда покупатель вернул товар, а вы ему деньги. Поступайте так, даже если отдаете деньги не в день покупки.
  3. Отражайте в чеках наименования подакцизных товаров. Названия остальных товаров, работ, услуг показывать не обязательно.

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП