Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП

Правила выдачи подотчетных изменились. Теперь предприниматель вправе выдать деньги работнику, который не сдал документы по предыдущему авансу. А собирать заявления от подотчетников больше не нужно. Достаточно приказа коммерсанта.

Все изменения в работе с подотчетными мы собрали в таблице ниже. В статье мы привели порядок действий и образцы документов, которые помогут индивидуальным предпринимателям перейти на новые правила.

Как изменились правила выдачи подотчетных

Что изменилось Как было Как стало
Основание для выдачи подотчетных Деньги разрешалось выдавать только на основании заявлений работников. Работнику необязательно писать заявление. Выдать деньги можно по распоряжению коммерсанта.
Выдача денег работникам-должникам Деньги под отчет мог получить только работник, за которым не числилась задолженность. Выдавать деньги можно работникам, которые не сдали авансовые отчеты по предыдущим суммам.
Приходные и расходные кассовые ордера Из Порядка ведения кассовых операций не следовало, что приходные и расходные ордера можно составлять в электронном виде. Раньше Центробанк разъяснял, что бухгалтер может поставить электронную подпись и передать документ кассиру. А кассир уже должен распечатать документ, поставить подпись и штамп. Расходные кассовые ордера на выдачу подотчетных можно оформлять электронно. Но тогда и у кассира, и у получателя должна быть электронная подпись. Также можно оформлять в электронном виде приходный кассовый ордер, если работник возвращает неизрасходованные подотчетные. Распечатывать квитанцию к электронному «приходнику» необязательно. Ее можно выслать работнику по электронной почте.

Оформите приказ вместо заявления, если это удобно

По новым правилам не нужно больше брать заявления у сотрудников на выдачу денег под отчет. Выдавать деньги теперь можно по распорядительному документу. В поправках не уточняется, что это за документ. Предприниматель может составить приказ. Укажите в документе ФИО лица, которому выдаете деньги, сумму и срок, на который выдаете деньги. Срок запишите в рабочих или календарных днях.

Также отразите, на какие цели сотрудники получают наличные. Это подтвердит, что сотрудники получают деньги не для собственных нужд.

Приказ удобен, так как предприниматель или бухгалтер не будет тратить время, чтобы проверять заявления и возвращать их, чтобы работники исправили ошибки.

Приказ визирует ИП, поэтому подписи работников в документе не нужны. Но в приказе предприниматель ставит срок, на который он выдает деньги. Поэтому, чтобы сотрудники знали, когда они должны отчитаться, ознакомьте их с текстом приказа. Попросите работников расписаться на той же или обратной стороне документа. Тогда получится избежать конфликтов, если подотчетники вовремя не принесут документы.

Можно составить один приказ, если вы выдаете деньги одному и тому же работнику каждый месяц. Например, если водитель получает подотчетные на бензин. Также один приказ можно оформить, если в один день деньги получают сразу несколько работников. Образцы документов — ниже. Скачать их в формате Word вы можете в конце статьи.

Если в одном случае вам удобнее выдать деньги по заявлению работника, а в другом оформить подотчет по приказу, используйте оба документа.

Из новых правил неясно, должен ли бизнесмен оформлять приказ, если сотрудник потратил свои деньги, а коммерсант возмещает эти расходы, либо работник потратил на хозяйственные расходы больше денег, чем получил под отчет. Безопасный вариант — составить приказ, в котором записать, что предприниматель возмещает расходы, или попросить у работника заявление, в котором он напишет, какую потраченную сумму просит компенсировать.

Упростите форму заявления

Если вы решили работать с заявлениями, то упростите его форму. С 19 августа коммерсант вправе выдать деньги работнику, даже если за ним числится долг по прежним подотчетным суммам. Поэтому уберите из заявления оговорку о том, что сотрудник сдал документы по предыдущим авансам. Образец нового заявления смотрите ниже.

Деньги из кассы выдавайте по расходному ордеру. В «расходнике» запишите, на основании какого документа кассир выдает деньги — по заявлению работника или по приказу предпринимателя.

Предприниматели вправе вести кассу в упрощенном порядке и не заполнять кассовые документы. Но ИП с работниками удобнее составлять кассовые ордера, чтобы контролировать расходы и поступления.

Впрочем, безопаснее не накапливать подотчетные долги:

  1. если сотрудник в срок не отчитается, то бизнесмен вправе удержать из зарплаты невозвращенные подотчетные только в течение месяца;
  2. если работник вовремя не отчитается, есть риск, что налоговики доначислят с лишних сумм НДФЛ и страховые взносы. Оспаривать такое решение придется в суде.

Срок отчета не изменился. Работник обязан сдать авансовый отчет с расходными документами в течение трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который предприниматель выдал деньги. Вы можете разработать собственный бланк авансового отчета или использовать унифицированную форму №  АО-1 из постановления Госкомстата от 01.08.2001 №  55. Остаток, который работник вернул, оприходуйте в кассу по приходному ордеру. Если за работником остался долг, укажите его на лицевой стороне отчета.

Если должник вовремя не отчитался, напомните ему по электронной почте или в письменном виде, что он должен сдать документы в бухгалтерию. Если он вовремя не отчитался и не вернул неизрасходованный аванс, удержите деньги из зарплаты. Для этого составьте приказ о взыскании по образцу ниже. Укажите в нем реквизиты расходника, по которому выдавали сотруднику деньги.

Удержать из месячной зарплаты можно не более 20% от начисленной суммы.

Решите, будете ли перечислять подотчетные на карты

Предприниматель вправе перечислить деньги под отчет на банковскую карту сотрудника. Раньше чиновники требовали брать у работников заявление о перечислении подотчетных на карты. Новые правила разрешают не брать от работников заявление, а выдать деньги по приказу. И хотя кассовый порядок на безналичные расчеты не распространяется, можно применять те же правила. Поэтому предприниматель может составить распоряжение, если перечисляет подотчетные на зарплатную карту. А если работник просит выдать деньги под отчет на личную карту, то попросите его составить заявление. В заявлении работник укажет банковские реквизиты.

В платежке укажите, что выдаете деньги под отчет. Тогда у налоговиков не возникнет оснований доначислить НДФЛ и страховые взносы с тех сумм, которые получил работник.

Измените положение о работе с подотчетниками

Обновите положение, в котором закреплены правила выдачи денег работникам под отчет.

Если планируете отказаться от заявлений, то запишите, на основании какого документа выдаете подотчетные — распоряжения или приказа. Можно комбинировать документы. Например, в одних случаях брать заявления от сотрудников, в других — составлять приказ предпринимателя. Выберите тот вариант, который вам удобен.

Исправьте также пункт о том, выдаете ли вы деньги должникам. Часто возникают ситуации, когда работнику нужно выдать деньги, если он еще не отчитался и не может это сделать. Например, он еще не успел купить товар или вернулся из служебной поездки и тут же уезжает в следующую командировку. Поэтому установите правила, по которым будете выдавать деньги повторно.

В новом положении вы можете ограничить сумму долга, при которой сотрудники вправе повторно получить аванс. Но вы вправе оставить прежние условия в положении и выдавать деньги под отчет только после того, как сотрудники полностью рассчитаются.

Ознакомьте с новым документом работников.

Например, вы можете внести следующие пункты в положение о работе с подотчетными:

  1. ИП выдает деньги под отчет либо по собственному приказу, либо по заявлению работника с разрешительной визой коммерсанта. В каждом документе указывают ФИО сотрудника, который получает деньги, сумму подотчета, срок, на который выдали аванс.
  2. ИП выдает деньги под отчет независимо от того, отчитался ли работник за предыдущие авансы, при условии, что сумма долга не превышает 50 000 ₽ (пятьдесят тысяч рублей). Работник не вправе получить новые авансы, если лимит превышен.
  3. ИП выдает деньги под отчет из кассы, либо переводит их с расчетного счета на карты работников.

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП