Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП

Избавиться от вороха документов не так просто. Вы не можете выкинуть документы сразу после того, как заплатили налоги и сдали отчетность. Некоторые бумаги придется хранить все время, пока работает ИП. А часть документов ИП сможет выкинуть только через 50 лет. То есть будет хранить их всю жизнь. Если проверяющие обнаружат, что вы избавились от документов досрочно, придется платить штрафы.

Какие документы нельзя выбрасывать

Вам придется длительное время хранить любые кадровые документы и бумаги, на основании которых вы считали налоги, а также страховые взносы. Ведь запросить бумаги могут проверяющие из трудовой или налоговой инспекции, ФСС, Росалкогольрегулирования и других ведомств. Если у вас отсутствуют документы, по которым не истекли сроки хранения, проверяющие оштрафуют ИП. Размеры штрафов — в таблице ниже. Также инспекторы могут начислить недоимку и пени, если не окажется документов, подтвержающих расчет налогов.

Штрафы за документы, которых нет у ИП

Кто потребует документы Какой штраф, если не предоставить
ИФНС От 300 ₽ до 500 ₽ согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 ₽ по статье 126 НК РФ за каждый документ
ФСС От 300 ₽ до 500 ₽ (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ)
Трудинспекция От 1 000 ₽ до 5 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Росалькогольрегулирование От 20 000 ₽ до 40 000 ₽ (ст. 14.16 КоАП РФ)

Поясним, какие документы требуют проверяющие.

Трудовая инспекция

Проверяющие потребуют документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж. Это договоры со штатниками, зарплатные ведомости, приказы, личные карточки, другие кадровые документы.

Налоговая инспекция

Налоговики вправе во время камеральных проверок изучить декларации, а также документы на вычеты НДС и льготы. А во время выездных проверок ИФНС запрашивает любые документы по деятельности ИП — регистры по расчету налогов, «первичку», книги учета по УСН или патенту, договоры с контрагентами. Также налоговики проверяют страховые взносы. А значит, вправе запросить индивидуальные карточки по расчету взносов.

ФСС РФ

Фонд вправе изучить отчетность по взносам на травматизм, больничные, приказы на «детские» отпуска, иные документы на пособия.

Росалькольрегулирование

Готовьтесь предоставить товаросопроводительные документы на алкоголь, если индивидуальный предприниматель торгует пивом. На их основании вы заносите записи в ЕГАИС.

Как ИП сдать документы в муниципальный архив

Если ИП снимается с учета, документы нужно сдать в муниципальный архив.

Если бизнесмен прекращает деятельность, то документы, по которым не истек срок хранения, необходимо сдать в архив.

Причем кадровые документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — отчетность, «первичку», договоры сдайте в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет. И архивы предъявляют разные требования к оформлению документов, например к форме описи сданных дел. Поэтому узнайте заранее, как подготовить документы для архива, куда вы обращаетесь.

Налоговики вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Сколько лет хранить документы

Дольше всего вам придется хранить трудовые договоры с работниками: 50 лет, если документ заключили после 2003 года, и 75 лет — более старые бланки. В то же время срок для других кадровых документов гораздо меньше. Например, графики отпусков не выбрасывайте в течение года, следующего за тем, на который составляли график.

Сроки хранения для большинства документов предусматривает Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №  558.

Некоторые документы нужно хранить все время, пока ИП ведет предпринимательскую деятельность. Пример такого документа — Книга по учету доходов и расходов при УСН.

Первичные документы, на основании которых вы считаете налоги, храните 5 лет. Именно такой срок предусматривает пункт 362 Перечня. Налоговое законодательство предусматривает другой срок — 4 года. Но чтобы избежать претензий проверяющих, ориентируйтесь на более длительный срок — 5 лет.

Информацию о сроках хранения различных документов мы свели в таблице. Здесь вы найдете сведения о сроках и правилах расчета. Сроки по большинству документов нужно считать с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП их составил.

Особый порядок расчетов срока действует, например, по налоговым декларациям и документам по основным средствам.

Сколько лет ИП хранить документы

Документы Срок С какой даты считать срок
Кадровые бумаги
Трудовые договоры, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках Зависит от того, когда составили документ:  75 лет, если до 2003 года  и  50 лет — если позже 2003 года С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ.
Штатное расписание Постоянно С даты составления документа.
Журналы учета рабочего времени 5 лет С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал.
График отпусков 1 год С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график.
Документы для расчета налогов и страховых взносов
Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС 5 лет

Срок по регистрам, «первичке» и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года.

Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 №  03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.

Книги учета по УСН и патенту Постоянно, пока работает предприниматель С даты, когда ИП составил Книгу.
Индивидуальные карточки по расчету взносов 6 лет С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку.
Отчеты по страховым взносам Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года.
Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи) 5 лет С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года.
Договоры и соглашения по сделкам 5 лет С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать.

Как избавиться от документов, по которым истекли сроки хранения

Вы можете уничтожить просроченные документы самостоятельно — сжечь, измельчить в шредере, порвать или передать на переработку сторонней фирме. Электронные документы просто удалите в компьютере или на вашем сервере.

В любом случае назначьте приказом ИП экспертную комиссию, которая решит, что уничтожать. В комиссию обычно входят ИП, секретарь, бухгалтер, кадровый работник.

Комиссия отбирает документы с истекшими сроками хранения и составляет акт о выделении дел к уничтожению. Акт составляйте не ранее 1 января года, следующего за тем, в котором истек срок хранения.

Оформите акт о выделении документов к уничтожению в произвольном виде или по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №  526.

Если документы на уничтожение отдаете сторонней фирме, то составьте акт приема-передачи. Укажите в акте на уничтожение дату передачи, вес и количество просроченных бумаг.

Если от документов вы избавляетесь самостоятельно, то по результатам оформите акт об уничтожении.

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП