Идеально для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента

Более 50 000 предпринимателей выбрали интернет-бухгалтерию для малого бизнеса «Моё Дело»

Из этой статьи вы узнаете до какого срока следует провести СОУТ, нужно ли проводить СОУТ на рабочих местах офисных работников и в отношении каких рабочих мест нужно подавать декларацию по спецоценке.

С 1 мая 2016 года декларацию по специальной оценке условий труда заполняют по новым правилам. Прежде в нее включали только те рабочие места, где спецоценка не выявила вредных и опасных производственных факторов. Теперь же подавать декларацию нужно и по рабочим местам, на которых установили оптимальные или допустимые условия труда. Есть и другие изменения. Ввел их Федеральный закон от 01.05.2016 № 136-ФЗ. Все самое важное для упрощенцев про спецоценку читайте в нашем материале.

Если вы — предприниматель. Не пропустите материал, если у вас есть работники или вы собираетесь нанять персонал. Ведь в этих случаях вам потребуется провести спецоценку условий труда.

В чем суть СОУТ

С 1 января 2014 года специальную оценку условий труда должны проводить все работодатели. И фирмы, и индивидуальные предприниматели, заключающие трудовые договоры. До 2014 года работодатели аттестовывали рабочие места, что было идентично спецоценке. Результаты аттестации действительны в течение пяти лет. То есть если вы ранее проводили аттестацию рабочих мест, можете не проводить спецоценку, пока действуют результаты аттестации.

А вот тем работодателям, у кого нет на руках результатов аттестации, спецоценка необходима. Она позволяет определить, какие рабочие места являются вредными, а какие нет. От этого зависит тариф страховых взносов в ПФР. Ведь люди, занятые вредной работой, имеют право на досрочную пенсию. А значит, работодатель в отношении таких сотрудников должен платить взносы по повышенным тарифам.

Какие рабочие места проверять

Специальную оценку проводите только на тех рабочих местах, где реально трудится персонал. Если работника пока нет, например открыта вакансия, проводить специальную оценку не надо. Какие места работы нужно аттестовывать, а какие нет, указано в таблице ниже.

Для каких рабочих мест нужна спецоценка

Вид рабочего места Комментарий
Рабочее место с компьютером Обязательно проводите спецоценку на общих условиях. Заметьте, что оценивать нужно только оборудованные рабочие места, имеющиеся в наличии, а не все рабочие места, которые могут быть организованы по штатному расписанию.
Новое рабочее место Проведите внеплановую спецоценку и проверьте только условия нового рабочего места. Срок проведения процедуры — 6 месяцев со дня создания нового рабочего места.
Автомобиль водителя Если сотрудник работает на служебном или арендованном компанией автомобиле, то спецоценку проведите. Если машина принадлежит лично водителю, то спецоценка не требуется.
Рабочее место надомника Условия труда надомных работников освобождены от спецоценки.
Рабочее место дистанционного сотрудника Условия труда дистанционных работников освобождены от спецоценки.
Рабочее место, на котором трудится гражданин по договору подряда Рабочие места таких сотрудников проверять не требуется, потому что они не являются штатными работниками компании

У многих работодателей есть так называемые аналогичные рабочие места. Ими являются офисные рабочие места, где одинаковые компьютеры, одинаковые системы освещения, отопления и вентиляции. А сотрудники на таких местах выполняют схожую работу. Например, сотрудники бухгалтерии. Так вот, среди аналогичных рабочих мест необязательно проверять каждое. Достаточно аттестовать 20% из них, но не менее двух. Полученные результаты будут распространяться на все аналогичные места.

Кому поторопиться со спецоценкой

По общему правилу провести спецоценку нужно не позднее 31 декабря 2018 года. Но если у вас есть сотрудники на рабочих местах, перечисленных в пункте 6 статьи 10 Закона № 426-ФЗ, спецоценку нужно провести как можно скорее. Что за особенные рабочие места? Это те, где сотрудники трудятся по профессиям, должностям и специальностям согласно Списку № 1 или Списку № 2 (так называемые вредные и опасные условия труда). Соответственно люди таких профессий имеют право на досрочную пенсию, гарантии и компенсации за вредную работу. На основании результатов специальной оценки вы определяете, как надо улучшить условия труда, какими средствами защиты обеспечить работников, как рассчитать им компенсации за вредную работу. От результатов спецоценки зависит и размер страховых взносов в Пенсионный фонд.

Если у вас нет работников, которые трудятся на вредных профессиях и должностях, можете проводить спецоценку поэтапно. Но окончательно завершить ее вам нужно не позднее 31 декабря 2018 года.

Суть поэтапной спецоценки условий труда заключается в том, что проверять вы будете не сразу все рабочие места, а по частям. Например, ежегодно только часть. При этом количество этапов законодательством не установлено. Этот момент вы можете обсудить с компанией, которая будет проводить спецоценку.

На что влияют результаты спецоценки

Данные оценки условий труда влияют на размер дополнительных взносов в ПФР. Имеются в виду взносы, которые начисляют на выплаты работникам с вредными профессиями из Списка № 1 и Списка № 2.

Те, кто не провел спецоценку и аттестацию рабочих мест, уплачивают взносы по тарифу 9 или 6%.

Для работодателей, которые уже провели спецоценку, установлены дифференцированные тарифы от 2 до 8%. А с выплат сотрудникам с допустимыми и оптимальными условиями труда дополнительные взносы в ПФР платить не надо. Так как для такого случая установлен нулевой тариф взносов.

Как все проходит СОУТ

Инициировать процедуру СОУТ должен работодатель. При этом сотрудник может попросить проверить на его рабочем месте потенциально вредные или опасные производственные факторы. Это правило действует с 1 мая 2016 года. Ранее такого права у работников не было.

Чтобы провести специальную оценку условий труда, выберите организацию и заключите с ней гражданско-правовой договор. Самостоятельно проводить специальную оценку труда вы не вправе. Проводить спецоценку условий труда разрешено лишь компаниям с особым разрешением. Их перечень приведен на сайте Министерства труда и социальной защиты akot.rosmintrud.ru/sout/organizations.

Выбрав оценивающую организацию, издайте приказ руководителя (предпринимателя) о создании комиссии и утвердите график проведения работ по спецоценке. В состав комиссии должны входить представители работодателя, например руководители структурных подразделений, юристы, специалисты по кадрам, специалисты по труду и зарплате, а также представители оценивающей организации. После того как оценивающая организация проведет замеры каждого рабочего места, она оформит отчет и направит его вам.

Обратите внимание. Расходы на оплату услуг компании, проводившей спецоценку, нельзя учесть в затратах при УСН.

Члены комиссии в течение 10 календарных дней изучают этот отчет, после чего работодатель подписывает приказ о завершении спецоценки и знакомит каждого сотрудника под роспись с результатами оценки его рабочего места.

Если отчет утвержден, то в течение трех рабочих дней со дня утверждения работодатель уведомляет об этом организацию, проводившую специальную оценку. Направить такое уведомление можно любым доступным способом. Например, передать с курьером под роспись ответственного лица или по почте с уведомлением о вручении. Это новая обязанность для работодателя — уведомлять. Она действует с 1 мая 2016 года.

Зачем оформлять декларацию по спецоценке

По результатам проведенной спецоценки вы узнаете, какие рабочие места являются вредными, а какие нет. Так, те рабочие места, которые признаны неопасными, укажите в декларации по спецоценке. Ее форма установлена приказом Минтруда России от 07.02.2014 № 80н. Подать декларацию нужно в трудовую инспекцию по местонахождению фирмы или местожительству предпринимателя. Срок — не позднее 30 рабочих дней с даты, когда был утвержден отчет о проведении специальной оценки условий труда (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от 07.02.2014 № 80н, далее — Порядок).

Если вовремя не подать декларацию, предпринимателя оштрафуют на сумму от 5 000 до 10 000 . А вот штраф для компании значительно больше — от 60 000 до 80 000 .

На заметку. Декларацию по спецоценке можно подать лично или отправить по почте.

Результаты спецоценки по вредным рабочим местам действительны в течение пяти лет со дня, когда был утвержден отчет. Столько же действует и сданная декларация. Поэтому если у вас были рабочие места с вредными условиями, то через пять лет нужно заново проводить спецоценку и подавать декларацию.

Если у вас по результатам спецоценки нет вредных рабочих мест и в течение этих пяти лет не произошло несчастных случаев или профзаболеваний, действие декларации продлевается еще на пять лет. Получается, что декларация действительна в течение 10 лет, если у фирмы или бизнесмена нет рабочих мест с опасными условиями труда.

Если же в течение пяти лет со дня утверждения отчета по спецоценке у одного из работников выявят производственное заболевание или произойдет несчастный случай на производстве, то декларация прекратит свое действие. В таком случае проведите внеплановую специальную оценку. И сдайте декларацию еще раз (п. 10 Порядка).

Заметьте, раньше в декларацию включали только рабочие места без вредных факторов. Однако с 1 мая 2016 года нужно декларировать рабочие места с оптимальными и допустимыми условиями труда.

Где отразить рабочие места с вредными и опасными условиями труда

Эксперты, проводящие спецоценку, определяют конкретный класс (подкласс) условий труда тех рабочих мест, где есть опасные и вредные условия труда. По каждому вредному фактору на основании проведенных исследований проверяющие оформляют протокол. Эти данные входят в отчет о проведении специальной оценки условий труда, с которым работодатель знакомит работников под роспись в течение 30 дней. Затем эту информацию компания-работодатель должна разместить на своем официальном сайте.

В декларации по сцецоценке сведения о рабочих местах с вредными, опасными условиями указывать не нужно.

А вот в Фонд соцстраха о результатах спецоценки надо сообщить, чтобы установить скидку или надбавку к тарифу взносов на травматизм. Результаты спецоценки отражают в таблице 10 формы 4-ФСС.

Закон № 136-ФЗ распространяется на отношения с 1 января 2014 года. То есть если вы ранее проводили специальную оценку условий труда и у вас есть рабочие места, условия труда на которых признаны оптимальными или допустимыми, подайте уточненную декларацию. Тогда вам не придется через пять лет заново проводить спецоценку и подавать декларацию в отношении этих рабочих мест.

Например, в 2015 году вы провели спецоценку и по ее результатам у вас есть рабочие места с оптимальными, допустимыми и нормальными условиями труда. Вы подали декларацию по спецоценке и указали в ней только те рабочие места, условия труда на которых нормальные. По старым правилам вам бы пришлось заново проводить спецоценку через пять лет, так как у вас есть рабочие места с оптимальными условиями труда. И подавать декларацию. По новым же правилам вам не придется этого делать.

Чтобы подать «уточненку» по спецоценке, заполните новый бланк, в шапке напишите, что это уточненная отчетность. Укажите в уточненной декларации только рабочие места с оптимальными и допустимыми условиями. Ту информацию, что уже была задекларирована ранее, дублировать не нужно. К уточненной декларации приложите сопроводительное письмо, указав причину, по которой подаете «уточненку».

На заметку. Конкретный срок подачи уточненной декларации законом не установлен. В общем случае декларацию по спецоценке сдают не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении спецоценки (п. 5 Порядка).

Обязанность указывать в декларации рабочие места с оптимальными и допустимыми условиями введена с 1 мая 2016 года. Значит, можно ориентироваться на эту дату. И крайний срок подачи уточненной декларации наступит через 30 рабочих дней после 1 мая — 16 июня 2016 года. Но этот момент лучше уточнить в своей трудовой инспекции. Возможно, трудовики не будут столь категоричны, потому что норма закона новая.

Нюансы, требующие особого внимания:

  1. Провести спецоценку нужно до 31 декабря 2018 года. Если есть профессии из Списка № 1 или Списка № 2, со спецоценкой надо поторопиться, чтобы уменьшить размер дополнительных взносов в ПФР.
  2. Рабочие места с компьютерами, где фактически трудятся сотрудники, нужно проверить на общих основаниях.
  3. В декларации по спецоценке отразите рабочие места без вредных факторов, а также рабочие места с оптимальными или допустимыми условиями труда.
Смотрите также

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП