Идеально для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента

Более 50 000 предпринимателей выбрали интернет-бухгалтерию для малого бизнеса «Моё Дело»

Разделите товары по группам ликвидности. Для тех из них, что пользуются спросом, рассчитайте оптимальные размеры заказа и складских остатков. В качестве периода берите год или больше, чтобы сгладить сезонные колебания.

Важно не просто удешевить производство или продажи, но и убедиться, что из-за этого не будет разрывов в деятельности. Есть четыре главные задачи, которые руководитель должен проконтролировать.

Во-первых, создать ранжированный по ликвидности перечень товарно-материальных ценностей. С его помощью удобно планировать продажи и закупки, ценообразование, политику скидок, логистику, аренду и т.д.

Во-вторых, разработать нормативы оптимального хранения для товаров и других запасов, имеющих весомую долю в их общем обороте.

В-третьих, определить нормы для размещения заказов у поставщиков каждой позиции закупок.

И в-четвертых, сократить затраты на склад.

Так как же рассчитать оптимальные размеры заказов и запасов? Первое, что нужно сделать – это провести АВС-анализ. Затем определить оптимальный размер запаса по выделенным ключевым группам. И уже на основе него вычислить оптимальный размер заказа.

На практике многие российские компании устанавливают размеры запасов и заказов интуитивно, основываясь на индивидуальном экспертном опыте менеджеров или сложившихся в отрасли традициях. А мы дадим вам математический алгоритм.

Как проанализировать ликвидность товаров

Цель АВС-анализа – определить, какие виды товарно-материальных ценностей необходимо оптимизировать. Если какие-то позиции занимают совсем маленькую долю в обороте компании, то за оптимизацию вы заплатите больше, чем будет экономический эффект от нее. А для ТМЦ, которые составляют весомую долю, оптимизация даст ощутимый экономический результат.

Итак, суть метода: оценить вклад каждого вида товара (сырья, материала, полуфабриката, узла) в общий объем запасов компании в процентах. Вопросы к анализу в зависимости от специфики деятельности конкретной компании можно поставить по-разному.

Например:

  • какие товары лучше или хуже всего уходят со склада?
  • по каким товарам чаще всего дефицит?
  • каких товаров мы планируем продавать больше?

Сам АВС-анализ базируется на принципе Парето: меньшая доля товаров (до 20%) вносит наибольший вклад в продажи (80%). Поясню, как работает это правило.

Вы составляете полный список всего ассортимента товаров и ранжируете их по показателю «Объем продаж за период» по убыванию. Затем группируете их накопительным итогом за какой-то период.

Параметры ABC-анализа

Код Категория Вклад в объем продаж (доля)
А Максимально ликвидные До 80
В Ликвидные До 15
С Слабо ликвидные До 5
D Полный неликвид 0-1

Несмотря на название «АВС-анализ», советуем использовать в нем также и группу D. Это связано с тем, что в некоторых компаниях есть товарные позиции с практически нулевой оборачиваемостью, то есть полные неликвиды. Количество таких позиций может быть большим. Если не выводить данные по ним в отдельную категорию, то они будут сильно размывать данные по «хорошим» позициям. То есть в категориях А, В и С присутствуют только те позиции, у которых есть хоть какая-то реальная оборачиваемость.

В связи с этим дадим три совета. Первый – в качестве периода брать год или больше, чтобы сгладить эффекты сезонности.

Второй совет заключается в том, что товарные группы лучше «разобрать» до конкретных товарных позиций (возможно, артикулов), поскольку в каждой из групп могут быть товары из любой категории (А – D). И уже конкретные товарные позиции пропустить через АВС-анализ. То есть сами по себе товарные группы для данной задачи не так уж важны.

И третий совет: используйте фактические данные из бухгалтерского или управленческого учета и плановые показатели бюджета продаж. Для расчета оптимальных показателей на будущий период плановые цифры более корректны.

Результаты АВС-анализа оформите в таблице (см. образец в табл. 2). В ней будут наглядно видны товарные позиции, которые нужно оптимизировать. Это категория А и, возможно, категория В. Оптимизировать С и D смысла нет, вряд ли вы за их счет существенно сократите издержки.

Результаты ABC-анализа

Название товара Товарная группа Объем продаж (млн рублей) Доля в общем объеме продаж (доля) Доля накопительным итогом (доля) Категория ABC-анализа
Багет коричневый Багеты 26 500 77,49 77,49 А
Обои виниловые Обои 2 500 7,31 84,80 В
Арка «Классика» Арки 2 300 6,73 91,52 В
Багет белый Багеты 1 800 5,26 96,78 С
Обои натуральные Обои 900 2,63 99,42 С
Мох интерьерный Мох 200 0,58 100,00 D
Итого 34 200 100

Как определить выгодное количество запасов

Следующая задача – определить объем запасов, которые компании выгодно хранить на складе. На эту величину, в разрезе каждого вида товара, влияют следующие факторы.

  1. Средний объем продаж за период (например, за день) в натуральных единицах (штуки, контейнеры, паллеты и т. д.). В более широком смысле – средний объем ухода со склада: в производство, дилерам, в собственную розницу, другие компании группы.
  2. Средний срок поставки в днях или других единицах, в которых вы считаете объем продаж.
  3. Вероятность того, что поставщик задержит поставку относительно обычного срока.
  4. Возможный рост продаж. Вы должны учесть, что в реальности ТМЦ могут расходоваться быстрее, чем заложено в бюджете.

Влияние этих факторов сводится в следующую формулу:

Оптимальный размер запаса = Средний объем продаж за период × Средний срок поставки × (Процент вероятного увеличения продаж + Процент вероятной задержки поставки)

Пример. Средний объем продаж в компании 5 000 штук в день. А средний срок поставки – 15 дней. По прогнозам, продажи могут увеличиться на 10 процентов — коэффициент 1,1. Что касается доставки, в каждом пятом случае поставщик задерживает привоз товара. Отсюда процент вероятной задержки поставки – 1,2. Рассчитаем размер оптимального запаса:

5 000 шт. × 15 дн. × 1,1 × 1,2% = 99 000 шт.

Значит, нужно поддерживать запас этого товара в размере 99 000 штук.

Что поможет рассчитать оптимальный размер заказа

Следующая задача – организовать поставки, чтобы поддержать рассчитанный размер запаса. Причем с минимальными затратами на поставки. Важную роль играют три фактора.

Во-первых, затраты на размещение одного заказа. Придется потратиться на доставку, заработную плату менеджеров по закупкам, подготовку документации, коммуникации с поставщиками, инвентаризацию, выплатить представительские и командировочные и т. д. Очевидно, что такие расходы проще выделить в общем объеме по крупным заказам индивидуальных изделий. И, наоборот, трудно сделать при поточных закупках массового товара. Нужно провести приблизительную оценку и установить нормативную стоимость размещения заказа.

Во-вторых, затраты на хранение одной единицы запаса за период. Эти затраты на практике выделяются более явно: они равны удельным затратам на аренду склада или содержание собственного (амортизация, налоги и т. д.), охрану, коммунальные услуги, поддержание требуемого температурного режима, заработную плату складских работников и прочее.

И в-третьих, потребность в запасе за период. Главное в этой технологии то, что данные нужно взять из расчета оптимального запаса.

Пользуйтесь формулой:

Оптимальный размер заказа

Рассчитать по этой формуле нужно все товары из категории А и большую часть категории В.

Теоретически формула исходит из того, что спрос на товар известен. Мы решили данный вопрос на уровне АВС-анализа: именно там мы определили ликвидность товара (что и есть спрос на него).

Еще одна особенность формулы – она подразумевает, что поставка запасов происходит мгновенно. Понятно, что в реальной жизни это не так. Но и этот вопрос можно урегулировать при расчете оптимального размера запаса.

Эти моменты в очередной раз иллюстрируют, насколько важно использовать инструменты анализа и оптимизации комплексно, а не изолированно. Именно тогда они дают ощутимый эффект на практике.

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП