Идеально для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента

Более 50 000 предпринимателей выбрали интернет-бухгалтерию для малого бизнеса «Моё Дело»

Поиск по сайту

В США 50% случаев мошенничества приходится на деловые поездки сотрудников. Узнайте, как обстоят дела в вашей компании.

По расчетам компании Oxford Economics, 1 , инвестированный в деловые поездки, дает 2,9 чистой прибыли. Компании, которые запретили командировки, за три года потеряли до 28% клиентской базы. В кризис не стоит отказываться от деловых поездок, но стоит проверить, не переплачиваете ли вы за них.

Оптом дешевле

Авиакомпании и отели предоставляют скидки, если фирма гарантирует выкупить определенный объем билетов и номеров. Так, если сотрудники Вашей компании проведут более 300 ночей за год в одном отеле, то скидка за номер составит 25–50% от первоначальной стоимости. Крупные компании выбирают одну-две авиакомпании и консолидируют все полеты именно на них. Тогда можно получить скидку до 6%. В компании «Аэрофлот» скидки начинаются от 7 000 000 .

Заблаговременная бронь

Не стоит забывать о российской привычке тянуть время и оформлять командировку в последние день-два перед отъездом. Это увеличивает бюджет на авиабилеты на 15% – 25%. Поручите отделу кадров или бухгалтерии собрать данные о том, за какой срок до командировки сотрудники приобрели билеты в течение шести месяцев. Тогда Вы узнаете, не переплачивает ли ваша компания.

Персональные мили

Сотрудники знают, что за дорогие билеты получат больше миль на карту. Поэтому ждут, когда останется только дорогой тариф. Или, например, у фирмы специальный договор с авиакомпанией LOT о скидках на маршрут Москва – Варшава. А у сотрудника мильная карта «Аэрофлота». Имея выбор, он полетит именно «Аэрофлотом». Проверьте, кто из сотрудников в последние полгода приобретал дорогие билеты или летал компанией, с которой у вас нет договора.

Проживание в отеле

Сотрудница торговой компании полгода прожила в пятизвездочном отеле за счет фирмы. Заодно она предоставила такую возможность друзьям и знакомым, потратив миллионы рублей. Чтобы избежать подобных случаев, поручите финансистам проводить раз в месяц сверку счетов от отелей с бюджетом, заложенным на командировки.

Сговор с агентством

Если Ваша фирма оформляет командировки через агентство, то сотрудники двух компаний могут вступить в сговор. Работник агентства выписывает билеты или бронирует отели для несуществующих командировок. Ваша компания оплачивает счета. Агентство аннулирует поездку, выдавая вашему сотруднику наличные. Решить проблему поможет система авторизации командировок или отлаженная система внутреннего контроля.

Подделка электронных билетов

Сотрудник агентства вставляет в них «скрытый сбор». Ведь в билете столько цифр, что никто не заметит лишнюю тысячу рублей. Эти деньги агентство оставляет себе либо делится с закупщиком вашей компании. Если Вы выбираете компанию – организатора командировок по тендеру, то Вам предлагают сбор меньше 300 . Однако когда Вы получаете билеты на руки, сбор в три раза выше. Поручите бухгалтеру проверить оприходованный билет: какие сборы туда включены и какие сборы озвучивала компания до покупки.

Выводы и рекомендации

Чтобы Ваша компания экономила на командировках, во-первых, разработайте четкие правила деловых поездок. Самолетами каких авиакомпаний должны летать сотрудники, в каких категориях номеров и в каких отелях имеют право проживать. Установите лимиты для разных категорий персонала и даже для разной дальности перелетов.

Во-вторых, по возможности используйте системы электронной авторизации командировок. Они отследят установленные Вами правила автоматически. Так, в момент показа вариантов сразу отсеют билеты или отели, не соответствующие политике компании. Тогда сотрудник не выберет вариант, который противоречит правилам.

Правила командировок московской компании

  1. Бронирование должно быть произведено не менее чем за две недели до вылета. Исключение допускается, если о командировке стало известно позже этого срока. Тогда нужно указать причину, чтобы получить одобрение.
  2. Если командировка попадает на выходной день, необходимо указать причину и получить одобрение.
  3. Сотрудникам разрешены перелеты только эконом-классом. Исключение: перелеты на расстояние более 1 500 миль, когда стоимость билета составляет до 100 000 .
  4. Одним и тем же рейсом могут летать не более 50% руководителей компании. Чтобы в случае крушения не погибло все руководство.
  5. Лимиты на проживание за ночь: Россия – 4 500 , Москва – 6 000 , Украина – 100 , Турция – 100 , другие страны – 120 .

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП